經(jīng)過三年疫情的洗禮，很多企業(yè)嘗到了線上辦公的“甜頭”。在享受靈活辦公，減少成本，安全防疫的福利時，線上辦公也增加了企業(yè)核心價值與商業(yè)秘密被竊密的風(fēng)險。
商業(yè)秘密作為企業(yè)在同行業(yè)中取得競爭優(yōu)勢所必不可少的無形資產(chǎn)，一旦泄露將可能導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失，甚至威脅企業(yè)的生存。那么，如何有效地防止“線上辦公”中的泄密風(fēng)險呢？以下建議可供參考：
一、健全保密制度，制定有針對性的保密措施
企業(yè)應(yīng)針對“線上辦公”建立全面的保密管理制度，對涉及的各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確的涉密辨識，制定商業(yè)秘密信息的清單并劃分不同的密級，評估泄密風(fēng)險，制定有針對性的保護(hù)措施。
二、強(qiáng)化員工保密意識，進(jìn)行有效的保密培訓(xùn)
企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)員工的保密意識培養(yǎng)，特別是對“線上辦公”的保密教育更為重要。線上培訓(xùn)方式更加靈活，可通過在線觀看保密教育課程、參與線上會議培訓(xùn)，或通過電子郵件和即時通訊工具傳遞保密宣講資料等方式進(jìn)行。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋商業(yè)秘密基礎(chǔ)知識、保密制度、相關(guān)法規(guī)和案例警示等。
三、確保網(wǎng)絡(luò)安全，強(qiáng)化即時通訊保密管理
企業(yè)建議員工在相對安全的私人環(huán)境下進(jìn)行“線上辦公”，避免在網(wǎng)吧等公共電腦上處理涉密事務(wù)。應(yīng)避免使用來源不明的公共WiFi和共享熱點(diǎn)等不安全網(wǎng)絡(luò)。在設(shè)立涉密事項討論群組時，應(yīng)核實(shí)成員身份，限制群組范圍。對于通過郵件、微信、釘釘、QQ等傳遞涉密文件，應(yīng)采用符合規(guī)定的密碼加密方式，并定期更改密碼以防泄密。在涉密網(wǎng)絡(luò)會議和洽談中，應(yīng)避免在公共場所，限制參與人數(shù)，降低泄密風(fēng)險。
四、強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用系統(tǒng)的保密管理
應(yīng)指派專人定期對數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，做好病毒防范和查殺工作，及時修補(bǔ)漏洞。對可疑的外部訪問應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，以防泄密。
五、加強(qiáng)移動涉密設(shè)備和存儲的保密管理
建議對涉密設(shè)備和移動存儲進(jìn)行授權(quán)登記管理，提醒使用人員注意保密，確保信息和設(shè)備的安全。在使用涉密設(shè)備或存儲設(shè)備聯(lián)網(wǎng)和操作時，應(yīng)進(jìn)行病毒查殺，預(yù)防涉密信息被木馬病毒竊取。
六、強(qiáng)化紙質(zhì)涉密文件的保密管理
借閱涉密紙質(zhì)文件時應(yīng)實(shí)行授權(quán)登記，收發(fā)文件要仔細(xì)檢查，保存登記記錄。復(fù)印、打印涉密文件時，應(yīng)盡量避免使用公共設(shè)備，確保信息不外泄。
七、妥善保管電子公章，合理使用水印技術(shù)
電子公章應(yīng)在經(jīng)批準(zhǔn)后使用，并進(jìn)行登記備案。密鑰應(yīng)由專人保管，口令要符合保密規(guī)定，定期更改，以免泄露風(fēng)險。在發(fā)送重要文件時，可以使用水印技術(shù)，明確文件的用途和企業(yè)信息，以防被盜用。
八、加強(qiáng)涉密和要害部位的保密管理
在居家辦公和“線上辦公”中，對涉密和要害部位的管理同樣重要。要對這些部位進(jìn)行人工監(jiān)控，核實(shí)出入權(quán)限并進(jìn)行登記。在涉密和要害部位設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，指定專人管理，定期維護(hù)，及時報告異常，防止泄密事件的發(fā)生。
九、保全證據(jù)，及時報案維權(quán)
在實(shí)施保密措施時，要注意保存證據(jù)，一旦發(fā)生泄密，應(yīng)立即向相關(guān)部門報告并報案，同時盡快采取法律措施，減少損失，防止進(jìn)一步泄密。
